Cómo costear el inventario cuando se transforman productos. Aplicable a industria, alimentos construcción y otras empresas similares
Inventario, Costos Compuestos
Transcripción del video:
Este es un tema relacionado a costos, costeo del inventario, resulta que hay algunas empresas que no se dedican nada más a la compra y venta de productos. Por ejemplo, pudiera estar en el rubro restaurantes, hay que comprar materia prima, hay que transformarla y hay que cocinar los platos. O pudiera ser que esté en el rubro industria. La industria de toda la materia prima que compra la transforma. Pudiera usted también en el rubro farmacéutico. Si ustedes están en alguna de esas empresas van a necesitar costear lo que yo llamo costeo compuesto. Entonces, vas a necesitar aplicar un poco de lo que vamos a ver hoy.
Bien ¿Qué vamos a hacer entonces? Vamos a cargar un inventario de un ejemplo que me pidieron hace poco durante una presentación que estaba haciendo del software y me pidieron, por ejemplo, cómo hacer para una empresa que hace paletas. Me he puesto a investigar, pero de ninguna manera esto es el inventario de esa empresa, sino que he creado productos, he inventado las recetas y vamos a hacer el ejemplo de qué se necesitaría para costear una empresa que hace paletas industrialmente, como tendría que hacerse en este caso. Lo primero que haremos será cargar el inventario inicial, luego vamos a hacer una receta, la vamos a aplicar en el sistema, y vamos a ver a cuánto nos sale cada paleta, ese es el objetivo de esto, hacer un costeo compuesto de varios elementos y establecer el costo de un producto para la venta.
¿Qué necesitamos para hacer este ejemplo?
El inventario inicial. Cuando ustedes van a una empresa hacen la oferta de servicios, siempre tienen que fijarse bien qué tipo de empresa es. Como decía, ¿Qué sucede en los rubros farmacéuticos, en los rubros industrias, en los rubros agroindustria, en los rubros de restaurantes?, ¿Qué sucede normalmente? Lo que sucede es que el contador hace las compras de los productos, registra las partidas, a lo mejor lleve un inventario, pero ya de pensar en costear un producto terminado, ya prácticamente requeriría los servicios de un contador solo viendo esa parte de los costos, porque es una cantidad de trabajo horrible, tenés que establecer los productos, las recetas, establecer los factores de conversión. Entonces, ¿Qué es lo que hace normalmente el contador? Bueno, no le queda tiempo para hacer todo esto, entonces él simplemente se limita a llevar un inventario de productos en materia prima. Luego, para saber el costo, pues, le pregunta al empresario, mire cuánto le cuesta esa paleta, pues le cuesta tanto. ¿Qué hace entonces el contador? El contador dice, producimos tantas unidades, multiplico por el costo que me dio el empresario, y así yo establezco mi costo de lo vendido. Eso es una forma incorrecta de hacerlo. Y claro, lo que puede suceder es que normalmente en la cuenta de inventario se te va a ir acumulando una cantidad, un monto que nunca se liquida o pudiera suceder al revés, que estoy liquidando en exceso. Casi siempre lo que sucede es que liquidas en exceso, estamos hablando del traslado de la cuenta de activos, de inventarios.
Entonces, ¿qué haríamos en el caso hipotético del que estamos hablando?, una empresa que se dedica a la comercialización de paletas. Yo tengo un inventario inicial, he creado cada uno de estos productos lo he estado clasificando, los he pegado en la plantilla Contaportable, aquí tengo, por ejemplo, frutas, tengo lácteos, tengo los empaques muy importantes los he copiado en la plantilla del Contaportable para poderlos cargar al sistema, eso no lo podemos hacer en Excel porque es demasiado complejo y sería demasiado una plantilla para llevar este tipo de costeos, sería muy susceptible a errores. Entonces, si usted, por ejemplo, tiene a alguna de estas empresas y desea dar este servicio, les recomiendo que descargue el Contaportable y úselo en su versión gratuita.
Teniendo el inventario inicial, lo selecciono, y ya el sistema me va a vaciar ese archivo y me va a generar los códigos del inventario, no solamente me va a generar los códigos, me los va a clasificar, esto es un ahorro de tiempo, usted aquí puede ahorrarse días de trabajo. Además, me carga los precios de referencia, que son los precios de costos de referencia, las cantidades iniciales del inventario, el costo del inventario y los precios de venta.
Veamos entonces. Yo traigo una receta, lo que se necesita para elabórala. Por ejemplo, para hacer una paleta de limón. ¿Qué necesito para hacer una paleta de limón? pues necesito tal vez un limón, necesito saborizantes de limón, necesito leche descremada (recuerden que es un ejemplo), voy a necesitar además la bolsa, que es la cobertura en la que lo empaco, la servilleta, y a lo mejor también necesite el palito que le pongo a la paleta para sostenerla. Como ven he utilizado aquí seis elementos, pudieran ser muchos más, pudiera poner 10 elementos y la paleta va a tener un costo que va a estar integrado por todos estos elementos costeados al costo promedio, y eso me va a dar el dato final de cuanto me va a costar a mí producir esa paleta.
¿Cómo haríamos una receta? Por lo que yo he visto en las empresas que se dedican a esto, ellos normalmente van a tener un ingeniero industrial que se dedique a esto, van a tener una persona de costos, van a tener una persona de producción que se va a dedicar exclusivamente a costear estos elementos, a establecer cuáles son las cantidades de cada producto, etcétera.
¿Qué es lo que vamos a necesitar? Primero, vamos a necesitar un costo de la presentación de cada uno de los elementos. Necesitemos las unidades que trae ese elemento, voy a necesitar establecer los factores de conversión y las cantidades que voy a ocupar de cada uno según los elementos. ¿A qué me refiero con esto? Bien, si tú puedes producir una paleta y ll4eva un limón, no hay problema considerando que se los limones se venden por unidad. Si yo voy a usar un saborizante ahí viene el problema porque entonces el saborizante de limón no me lo van a vender exactamente con los ml o g, me van a vender una presentación que es un bote y ese bote lleva cierta cantidad. Entonces, pudiera ser que ese saborizante no venga en las unidades que yo lo necesite, pero para hacer una paleta necesito 25 ml, así que voy a establecer el costo de cada cosa. Bien, qué tal si los limones, me cuestan diez centavos cada unidad, en el caso de los saborizantes, $7.90, la leche descremada pudiera ser que la vendan por litro, entonces tú vas a tener que comprar litros de leche y cada litro te va a costar por ejemplo $1.89, luego vas a tener los envoltorios $4.45 y así vas a poner los costos de las presentaciones, ojo, esto no es costo de unidad para producir. Yo necesito los costos de las presentaciones, y aquí debo hacer una aclaración porque es donde se comete la mayor cantidad de errores en las unidades de presentación, confundir unidades de presentación con unidades de producción es lo que me va a llevar a tener costos disparados. Tengo que tener bien claro que si yo por ejemplo de un sobrecito de limón, la presentación, trae 250 ml, entonces no es lo mismo que yo ocupe 25 ml para producir las paletas, o sea, voy a ocupar una fracción de ese saborizante para hacer una paleta, y eso es lo que hace toda la diferencia.
Entonces así iremos estableciendo cuáles son las unidades de la presentación y esto al final va a servir para que yo establezca el costo del uso de los elementos que establecen ese producto y luego establecer este factor de conversión. Esto es lo que más me cuesta explicar, cuando explico este módulo, el factor de conversión.
¿Qué porcentaje de este producto en estas unidades debo de ocupar?
Es muy simple solo tienes que hacer una regla de tres de acuerdo a las cantidades a producir. La ventaja de hacerlo así es que cuando yo cambie las cantidades a producir, simplemente le pongo, que quiero hacer cien paletas, y las cantidades, ojo, las cantidades del inventario que me va a sacar, se están actualizando automáticamente. Vean aquí, si yo quiero producir 200, simplemente cambio la cantidad, y básicamente en una empresa industrial ya esto va a estar establecido, va a haber alguien que se dedique a sacar estos costos, a establecer las unidades de presentación, a establecer los factores de conversión, ya esto lo van a tener bien definido.
En el sistema Contaportable, de inventario y facturación tenemos todas las opciones de inventario, productos, familias. ¿Cómo se clasifican las entradas que son las compras, las salidas, que son las requisiciones? Cuando tú tienes una empresa comercial que solo compra y vende productos, solo vas a tener entradas y el mismo producto va a salir con el precio de venta, ya sea a través de una requisición, le llamamos nosotros una salida de inventario, o a través de una facturación, se entiende que, para yo poder hacer la salida del inventario, tengo que facturarlo. De hecho, eso es lo que te va a pedir hacienda, que factures.
No hay mayor ciencia, pero cuando tengas que transformar los productos, vas a tener costos compuestos, entonces necesitarás un paso intermedio entre la entrada de la materia prima y la salida a la facturación. Y a eso nosotros le llamamos a nuestro software, las órdenes de producción o para que sea más entendible yo le puse kits. Kits o recetas. En realidad, son productos de industria.
¿Cómo se hace el Contaportable?
Hacemos una nueva orden de producción, pudiera ser que se haga para un cliente en específico, si no, pues, le pongo general aquí. Todos los softwares Contaportable llevan siempre un cliente general. Luego, cuál es el producto que quiere producir, entonces le voy a poner aquí paleta de limón, que es lo que estoy haciendo, le pongo uno en cantidad a fabricar y luego voy a agregar los elementos, tal y como lo estaba haciendo en el Excel, solamente que aquí lo estoy haciendo en el software.
¿Cuál es la ventaja de hacerlo en el software?
En el software el sistema va a costear todo, solo tienes que preocuparte de ingresar las compras de las materias primas correctamente con sus cantidades y costo, hacer las recetas y replicarlas. Cuando ya se tiene hecha esta receta en el caso de las paletas de limón, yo las puedo duplicar y utilizarlas tantas veces como quiera. Para empezar, las cantidades que necesito de cada producto, eso se lo debe dar el encargado de las recetas. Primero ingresamos los códigos del inventario que ya previamente cargué recuerden que eso no estaba cargado lo acabo de cargar. Busco los elementos que voy a necesitar. Primero necesito limones, este es un ejemplo bien básico, voy a poner los saborizantes, necesito el saborizante y de este saborizante de jugo de limón que viene de presentación 250 ml, voy a necesitar también leche descremada. Vas agregando todos los elementos que necesites, si necesitas 100 elementos aquí los puede agregar, no hay problema, si solo lleva cuatro, mejor será más fácil.
Una de las desventajas del sistema Contaportable, y aquí lo digo abierta y honestamente, es que no tiene para ingresar los los costos de mano de obra, y los costos indirectos dentro de esas órdenes, eso ya sería un sistema de costos de producción, y siempre lo he dicho, nosotros no tenemos un sistema de costos de producción, pero tú puedes suplir por lo menos la parte de los productos. Adicionalmente hemos tenido clientes que nos preguntan, si yo agrego aquí un código que me represente la mano de obra ¿ Lo puedo hacer? sí lo puede hacer se puede adaptar y utilizar para eso si ustedes lo quieren usar de esa manera. Esto es una regla de tres, para hacer una paleta de limón, necesito una unidad, necesito lo que sería igual un limón. Entonces, ¿Qué necesito? Uno, entre uno, me da un factor de conversión cien. Y aquí voy a poner las cantidades en porcentajes, no lo vaya a hacer en cantidades, sino que en porcentajes. Luego me va a decir de qué saborizante necesito 25ML. ¿Cómo saco ese factor de conversión? ¿Qué voy a hacer? Voy a dividir 25, entre los 250 ML que trae el depósito. Y ese es mi factor de conversión. Eso lo voy a multiplicar por 100, porque lo dije, lo tengo que expresar en porcentaje. Entonces, voy a necesitar un 10% de ese producto, por lo tanto, cuando yo produzco una paleta, voy a sacar 0.10 de este producto. Ahí es donde está la clave.
Ahora entramos aquí en los empaques, por ejemplo, esta presentación tiene cincuenta bolsas. ¿Cuántas bolsas necesito para hacer una paleta? Necesito una. Entonces, ¿Cómo lo saco? Uno, entre cincuenta me va a dar 0.02 por 100. O sea que el factor de conversión es 2%. Voy a necesitar sacar 0.02 de esta presentación para poder hacer mi paleta. OK, servilletas aquí se complican un poco más porque es un valor bastante reducido. Creo que este trae 500 piezas, o sea que si yo necesito una servilleta, voy a necesitar dividir uno entre quinientos, por cien, me va a dar 0.20, no hay problema, puedo poner decimales aquí en el porcentaje. Los palitos traen 50 en la bolsa, entonces voy a dividir uno, solo necesito un palito para la paleta, y esto lo voy a multiplicar por cien, de modo que el factor de conversión es 2.
Si yo quisiera restringirlo al 100%, es decir, que a esto me sume 100%, esto creo que solo aplicaría en el caso de farmacéuticas o de empresas que se dediquen a la producción y comercialización de químicos. Pudieran ser tintes, tenemos empresas que venden algunos químicos para la industria textil. Entonces, ellos usan esto del restringido al 100%. Sino, pues, puedes usarlo. Puedes poner aquí los porcentajes que te convenga más. ¿Qué quiere decir esto entonces? La cantidad de limones que va a salir para producir una paleta es uno, entonces, si yo quisiera producir en este momento, 100 paletas, ¿Cuántos limones tendría que sacar? Tendría que sacar 100. Eso es fácil, ¿Verdad? Y para producir 100 paletas ¿Cuántos botecitos de saborizante necesito sacar del inventario? Si quiero producir 100 y cada uno me consume 25ML, necesito sacar 10 botecitos para hacer esa orden de producción.
Estarán viendo ustedes la importancia de la regla de tres en este factor de conversión. Algunos me dicen, ¿Pero por qué este factor de conversión? Mejor, ¿Por qué no le pongo las cantidades? No, porque cuando tú pones el factor simplemente varías la cantidad de producir, aquí daría igual si yo produzco solamente 100 productos, 200 unidades, entonces el sistema me va a actualizar la cantidad que necesito sacar de cada producto, para eso es el factor de conversión.
Bien, si yo necesito producir 200 paletas, aquí la variedad, ¿Cuántos litros de leche necesito para eso? Sacar de mi inventario, de materia prima. Necesito 20 litros, 20 unidades. Y bolsas, bueno, paquetes de 50 bolsas ¿Cuántas voy a necesitar? Cuatro bolsas, servilleta voy a necesitar 0.40 desde un paquete de 500 unidades. Si yo necesito hacer 200 paletas, ¿Cuántas bolsas de cincuenta palitos voy a necesitar? Cuatro bolsas. Ahí está la clave, eso es todo. Con el factor de conversión yo estoy seguro que cuando ajuste la cantidad a producir todas las cantidades que va a sacar el sistema del inventario se ajustan automáticamente. Y ojo, al hacerlo 100 cantidades van a ir costeadas con sus valores de compra de costo promedio, eso es lo que no se puede hacer en el Excel, porque llevar ese control en Excel sería una locura, mientras que aquí el sistema te lo hace todo automáticamente.
¿Qué pasa con los costos mínimos?
Por ejemplo, cuando son picas de sal, gotas de X producto, o sea, cuando son cantidades mínimas, en nuestro sistema, no hay problema, porque en el caso de la servilleta, yo necesito hacer una modificación en este sistema, y la voy a hacer en los próximos días. Ahora, en el factor de conversión, si le dejamos 4, de modo que, por ejemplo, una servilleta, que el paquete trae 500, tú lo dividis uno entre quinientos, te va a dar 0.0002, pero al multiplicarlo y sacar el factor de conversión, yo puedo usar todos los decimales que necesite, de modo que cuando haga 100 me va a estar sacando correctamente 0.20 de ese producto y no habría problema.
Si fuera pizca de sal, claro, ahí sí sería un factor demasiado reducido, pero yo podría ayudar incluso a reducirlo aquí hasta cuatro decimales, de modo que en cantidades grandes a fabricar, que normalmente es lo que sucede en las industrias, no tendría problema. Entonces, la regla de tres te asegura eso. Yo voy a hacer un ajuste en el sistema para poder meter más decimales y que no vaya a haber problema cuando haces por ejemplo, diez paletas. Si yo hago diez paletas, es muy poco, porque entonces no me alcanza para salir la cantidad necesaria, aunque aquí sí porque me está saliendo 0.02 de servilleta entonces no hay problema. Quizás el problema sería producir una, si yo produzco una y aquí me quedo a cero en la servilleta, prácticamente no está saliendo nada, pero claro nadie va a producir una paleta, o sea, lo normal es que sean lotes de cincuenta, lotes de cien, de mil, estamos hablando de una industria, entonces cuando tú pones una cantidad grande, no hay problema.
¿Cómo manejamos el margen de materia prima, de pérdidas?
Nosotros por ejemplo, tenemos lo que le llaman merma, la merma del producto, ¿No? Cuando sobra, cuando se daña, eso tenés que hacerlo en una salida. Normalmente la materia prima se descompone pues si son leches, si son lácteos, si son frutas, las frutas son sumamente perecederas. Entonces si no producís eso va a haber una merma del producto y eso habría que hacerle una salida normal, pero eso no estaría en la orden de producción, pero tú puedes hacer una salida que no va facturada, en el sistema Contaportable se puede hacer porque hay facturación, pero en el caso de la merma sería aquí por salida, salida a una requisición le llamamos nosotros o podría ser una orden de ajuste, etcétera. Hay varias formas de hacerlo, eso no es ningún problema.
En el caso del orden de producción, voy a terminar el ejemplo, ya tengo las cantidades que van a salir, y aquí viene la magia del sistema. Yo establezco la receta, ojo con lo que viene a continuación, para aquellos que están en esta industria, esto es oro puro, porque si ustedes manejan esto bien les va a ahorrar una cantidad de tiempo, y sobre todo les va a dar un nivel de profesionalismo en los reportes que ustedes dan, y un nivel de exactitud, pero normalmente un empresario, un emprendedor que está queriendo costear su producto va a apreciar esto, o sea, si yo como emprendedor estoy haciendo paletas y no sé mis costos, y encuentro un contador que me los puede costear correctamente, yo le pagaría lo que me cobre. Si estoy produciendo a un nivel aceptable, por lo menos, ¿Verdad? Entonces con esta opción de las recetas de los kits en el en el sistema Contaportable, yo puedo hacer lo siguiente y aquí viene la magia, le voy a decir al sistema, mire, yo ya tengo esta receta, ahora quiero que me la ingrese al inventario. ¿Y qué es lo que va a hacer el sistema? Le voy a dar clic derecho, la voy a seleccionar, voy a tener varias, seleccionar varias y darle enviar. Aquí tengo dos, puede ir a seleccionar ambas y darle a enviar. Ojo me la paso azul ¿Qué quiere decir? Que ya no está pendiente, sino que está ingresada, y las órdenes, las recetas ingresadas, me van a generar dos movimientos en el inventario. Uno, por el ingreso de las cantidades que he producido, que no sé si hice muchas, porque no creo que hubiera tanta materia prima, pero vamos a ver el sistema como lo refleja, y me va a hacer las salidas. Sí, lo que dicen muchas y me pasé. Pero Vean ustedes, aquí está, me hizo una salida, estas son salidas, cantidades que han salido y del otro eh, me ha hecho las entradas. Las entradas de producto. Ahora bien, voy a hacer algo, las puedo sacar del inventario, esta es la ventaja, vean esto que fácil, yo puedo venir y decirle no, mire, no quiero esto, me quedo malo, lo borro definitivamente, la salida, y vuelve a quedar la receta disponible, es una gran ventaja.
Entonces, ¿Qué sucede? Lo que dijimos, ¿Cuál era el objetivo? Saber cuánto me cuesta cada paleta, pues cada paleta me cuesta 1.29. Entonces, usted va donde el señor empresario, mire, aquí está su costo, esto son los insumos que ha realizado y esto es lo que le cuesta a usted hacer esa paleta. Ahora usted va a decir bueno sí, pero no hubiera sido lo mismo si yo le hubiera preguntado los costos de cada elemento al empresario, hubiera sumado y entonces hubiera establecido el costo entre 1.20 – 1.30 entonces hubiera sido lo mismo no, ojo porque cuando esto lo estamos haciendo cargando el inventario inicial, pero después de esa carga de inventario inicial tú vas a tener más compras, vas a tener muchas más compras, pueden variar el precio de los productos, y ese costeo se va a trasladar a la orden de producción, va a ser el costo promedio de todas esas entradas que han habido.
¿Y qué sucede si te salieron cien aquí y después te entraron doscientos limones a 0.25 centavos? Porque es variable el costo. Entonces ¿Qué sucede cuando después haga paletas? Ese nuevo costo se va a reflejar en las nuevas órdenes de producción, de modo que a lo mejor la paleta después ya no me cueste 1.29 sino que me haga 1.20, 1.49 o 1.50, etc, no sabemos, pero, ¿Qué va a suceder? Que si lo llevas en el sistema va a ser exacto. Y esa es la diferencia. Entonces, el empresario va a poder establecer correctamente sus precios de venta.
Para finalizar, espero que se haya entendido algo de todo esto, es enredado porque los costos de producción no son sencillos. Sin embargo, esta es una herramienta que les pueda servir, yo se las dejo ahí para que ustedes la puedan bajar, pero una de las ventajas que tiene el Contaportable es que yo puedo una vez que ya sale así la receta, duplicarla, ¿Cómo la duplico? La selecciono, y le doy a copiar. ¿Para qué voy a hacer esto? Bueno porque voy a hacer una nueva orden de producción y ya no voy a alterar los factores, aquí ya me estoy ahorrando tiempo, porque ya tengo la receta, ya tengo la el factor de conversión, y lo estoy reutilizando copiando o duplicando la receta y volviéndola a ingresar al inventario . Ahora, si yo recalculo los costos, siempre recalcula el costo antes de sacar los reportes costeados.
