Contabilidad Distribuida, así es como puedes consolidar la información de tus clientes y evitar la doble digitación

• DESVENTAJAS DE SOFTWARE NUBE.
• Arquitectura de datos distribuidos
• ¿Por qué Contaportable no es Nube?
• VENTAJAS DE LA PORTABILIDAD DE CONTAPORTABLE
• ¿Cómo funciona?
• PASOS PARA LLEVAR TU CONTABILIDAD CENTRALIZADA
• TIPOS DE RESTAURACIÓN
• PASOS PARA CONTABILIZAR
• CONCLUSIÓN

Para contar con una contabilidad distribuida regularmente se cuenta con un software nube, en el cual pueden acceder los diferentes usuarios a ingresar la información de su área correspondiente; sin embargo los software nube tienen algunas desventajas que muy pocos conocemos.

DESVENTAJAS DE SOFTWARE NUBE.

1. Privacidad: Los datos que almacenan en software nube no son de tu propiedad, son de la propiedad de la empresa que es dueña del servidor donde se aloja el software nube, la nube es un espacio en los servidores de una empresa que se dedica a alquilar estos espacios.
2. Seguridad: Toda información en la nube es vulnerable a cualquier ataque de hacker, que pueden robar la información que en ellos se encuentran, por lo que es bien importante tomar medidas de seguridad y contraseñas ultra seguras para evitar que puedan robar nuestra información.
3. Propiedad de quien son los datos: Al dejar de pagar la mensualidad del software puedes perder toda tu información ya que los propietarios de la información son los dueños del servidor, por lo cual te pueden restringir el acceso a ella en el momento que dejes de pagar.
4. Costos: Los Software Nube pueden tener un costo infinito, ya que pagas mensualidades de forma recurrente, pagas un alquiler el cual no tiene fin por lo que al final puede costar más que cualquier otro software. Difícilmente un cliente accederá a un pago mensual para que tu como contador, puedas llevar su contabilidad
5. Conectividad: Dependes totalmente de conectividad a internet, lo cual aumenta tus costos y si la conexión falla por cualquier motivo, te quedas sin acceso al software retrasando los procesos y la productividad.

Arquitectura de datos distribuidos

La arquitectura de datos distribuidos es tener información en varias computadoras, la cual se va reutilizando para fines contables, es decir que el Software Contaportable se pueda tener instalado en varias computadoras, o las computadoras necesarias.

¿Por qué Contaportable no es Nube?

Desde sus inicios Contaportable está enfocado a brindar una herramienta a los contadores, y según la económica y la realidad del país, difícilmente un contador asumirá el costo de tener información en la nube de sus clientes, por lo que se vuelve insostenible estar pagando una mensualidad; con el propósito de facilitar a los contadores esta herramienta es desarrollada con tecnología de Portabilidad que nos permitirá compartir la información solamente con las personas que necesitamos compartirla, sin tener los riesgos que conlleva tener la información en una nube.

VENTAJAS DE LA PORTABILIDAD DE CONTAPORTABLE

1. No se paga por usuarios
2. No está ligado a una computadora en específico
3. Puedes compartir información Cliente/Contador
4. Funciona sin necesidad de internet.

¿Cómo funciona?

El objetivo principal de una contabilidad centralizada es evitar la doble digitación y el doble trabajo, la información que pueden digitar tus clientes en un software es la misma información que puedes utilizar para la contabilidad. Tus clientes pueden utilizar el software para controlar o administrar su negocio con informes administrativos como los siguientes:

1. Cuentas por cobrar
2. Cuentas por Pagar
3. Inventario
4. Ventas y Facturación
5. Planilla 
6. Estados de cuenta bancarios etc.

Principalmente el software debería de ser instalado en la empresa de tu cliente, y utilizar las funciones de los diferentes módulos administrativos, por ejemplo, si tu cliente utiliza el software Contaportable para facturar, podrías utilizar dicha información para generar los libros de IVA, evitando la doble digitalización. Así también podría ingresar las compras hacer la entrega de Queda a Proveedores para manejar sus cuentas por pagar etc.

Así evitamos retirar documentos de tus clientes, ya que ellos mismos digitaron la información en el software, y podemos compartir la información sin necesidad de un servidor centralizado sin exponer tu información en la web.

Cuando instalas contaportable en la computadora del cliente, se crea una carpeta en Documentos llamada Contaportable y dentro de ella se almacenan todas las carpetas de las instalaciones o empresas que tengas instaladas en esa computadora.

PASOS PARA LLEVAR TU CONTABILIDAD CENTRALIZADA

1. Instalar software en computadora del cliente para que pueda usar los módulos administrativos.
2. Configurar los módulos administrativos a usar por el cliente
   1. Facturación 
   2. Gastos
   3. Orden de Compras
   4. Inventario
   5. Cuentas por Pagar y Cobrar
   6. Bancos
   7. Planilla
3. Capacitar a Cliente en uso del software
4. Alimentar la información en los módulos administrativos
5. Generar Backup para enviar información al contador

Descarga Software para Contabilidad Centralizada

• Ir al menú de Administración>Seguridad>Backup

• Seleccionar la carpeta donde se generar el Backup

• Aceptar y Crear el Backup

• El respaldo se guardará en un archivo comprimido

El Backup o respaldo generado por el sistema es bastante liviano aun cuando se tenga bastante información, este puede ser compartido incluso por whatsapp o correo electrónico.

Una vez que ya cuentes con el Backup, ahora tienes que restaurar la copia en tu sistema contaportable para posteriormente contabilizar los movimientos.

6. Restaurar el Backup

• Selecciona la opción de Restaurar Backup, dentro del menú de Administración>Seguridad

• Seleccionar el Backup a restaurar

• Elegir el tipo de restauración

TIPOS DE RESTAURACIÓN

• Todo: Restaura toda la informacion de tu software, contabilidad y toda la información de los módulos administrativos.
• PymePro: Restaura la informacion de los modulos administrativo y no la información contable, ESTA OPCIÓN ES LA QUE DEBES UTILIZAR, cuando tu cliente te comparte la informacion de los módulos administrativos para que generes la contabilidad.
• Contabilidad: Esta opción solamente restaurará la informacion contable ESTA OPCIÓN SE UTILIZA, cuando lleves la informacion contable a tu cliente.

Una vez ya restaurada la informacion de los módulos administrativos puedes proceder a Contabilizar toda la información, con los siguientes pasos:

PASOS PARA CONTABILIZAR

1. Ir al módulo de contabilidad y con el botón de contabilizar.

2. Seleccionar el periodo a contabilizar y cada documento para contabilizar.

3. Seleccionar los documentos específicos a contabilizar o seleccionar todos para ser contabilizados.

4. Posteriormente puedes revisar las partidas generadas en el botón de Partidas y consultar tus reportes contables.

Conclusión

Si deseas un software nube y tu presupuesto lo permite no lo dudes, es la mejor opción, recuerda siempre que los datos que almacenes en el software nube serán de la empresa que presta el servicio, por lo que en el momento que dejes de pagar el servicio, también dejarás de tener acceso a tus datos.

Si usas un software instalable localmente los datos si son tuyos pero si ese software no es portable, estarás limitado a usarlo unicamente en la computadora para la cual compraste esa licencia lo cual es una gran limitante.

Por otra parte existe la posibilidad de una tercera opción: CONTAPORTABLE ya que es portable lo puedes mover de computadora y usar en varias computadoras y por varios usuarios sin tener que pagar por cada uno de ellos, los datos son tuyos por que están en tu computadora y una vez que lo adquieres la licencia es tuya de por vida.