La implementación de la factura electrónica ha traído consigo importantes reformas en la legislación tributaria, lo que obliga a las empresas a adaptarse a nuevos requisitos y normas. El reciente webinar organizado por el Ministerio de Hacienda, realizado el día de ayer, ha esclarecido las últimas modificaciones que afectan tanto a emisores de Documentos Tributarios Electrónicos (DTE) como a contribuyentes en general. Este artículo profundiza en esos cambios, abordando las implicaciones legales y las sanciones por incumplimiento
Nuevos Requisitos para la Emisión de Facturas Electrónicas
Uno de los temas principales discutidos en el webinar fue la actualización de los requisitos para la emisión de facturas electrónicas. A raíz de la reforma implementada en abril del presente año, se introdujeron modificaciones cruciales en el artículo 114, que regula la obligación de consignar datos en las transacciones.
Es importante destacar que, si bien los datos del cliente deben estar completos, las modificaciones actuales flexibilizan ciertos requisitos para transacciones menores a $5,000. Sin embargo, en casos donde el monto sea superior o cuando el contribuyente deba deducir costos o gastos, la identificación con el NIT o DUI sigue siendo obligatoria.
Facturas para Consumidor Final
En cuanto a las facturas emitidas para consumidores finales, se establecen nuevos límites para la identificación del comprador. En el contexto de transacciones inferiores a $25,000, ya no es necesario que el consumidor proporcione información detallada como su dirección, correo electrónico o teléfono, salvo que la compra sea destinada a deducción de impuestos.
En situaciones donde un comprador realiza múltiples transacciones que, en conjunto, superan los $25,000, será obligatorio identificarlo, tal como se establece en el nuevo literal B del artículo 114. Este cambio busca evitar la evasión fiscal y garantizar que los sistemas de facturación se ajusten a la normativa vigente.
Marco Sancionatorio por Incumplimiento de la Normativa
El incumplimiento de los nuevos requisitos puede acarrear severas sanciones tanto para los emisores de DTE como para los contribuyentes. En este sentido, el marco sancionatorio establecido en la reforma de 2022 y actualizado en 2024, refuerza las multas y consecuencias legales para quienes no cumplan con la normativa.
Multas por Incumplimiento en la Emisión de DTE
Las sanciones aplicables a los emisores de DTE que no cumplan con las normativas incluyen multas significativas, que pueden afectar considerablemente las finanzas de una empresa. El artículo 119, que forma parte de la reforma de 2022, establece que cualquier error o incumplimiento en la emisión de DTE puede resultar en multas equivalentes a tres salarios mínimos. Esta medida ha sido ampliada en la reforma de 2024, incrementando el umbral de $5,000 como el nuevo límite para la identificación obligatoria.
Obligación de Conservar Documentos Tributarios Electrónicos
Una de las responsabilidades clave de los contribuyentes es la conservación de los Documentos Tributarios Electrónicos. La ley establece que los contribuyentes deben garantizar la integridad y disponibilidad de estos documentos por el tiempo que la ley exige. Esto incluye la representación gráfica y el archivo en formato JSON, que constituye la verdadera factura electrónica.
Es crucial entender que la responsabilidad de almacenar estos documentos recae exclusivamente en el contribuyente y no en el proveedor del software de facturación electrónica. En el caso de una auditoría fiscal, los contribuyentes deben poder presentar estos documentos, y la falta de ellos podría acarrear sanciones severas.
Implicaciones Prácticas para Contadores y Empresas
Los contadores y gerentes de empresas juegan un papel fundamental en la implementación y cumplimiento de estas normativas. Es esencial que sirvan de enlace entre el área informática y la gerencia, asegurando que los sistemas de facturación estén correctamente actualizados y cumplan con todos los requisitos legales.
Además, es vital capacitar a los empleados, especialmente aquellos en puntos de venta, para que no exijan indebidamente información personal a los consumidores, lo que podría resultar en denuncias por violación de derechos del consumidor.
Adaptaciones Tecnológicas y Procedimentales
Dado que muchos sistemas de facturación aún no se han ajustado a las nuevas normativas, es imperativo realizar las actualizaciones necesarias para evitar sanciones. Los emisores de DTE deben asegurarse de que sus plataformas permitan el registro de clientes sin exigir datos como correo electrónico o teléfono, excepto cuando sea estrictamente necesario.
Es recomendable que las empresas verifiquen con sus proveedores de software si ofrecen servicios de almacenamiento a largo plazo para los DTE y, en caso contrario, establecer mecanismos propios de almacenamiento que garanticen la integridad y disponibilidad de estos documentos.
Conclusiones y Recomendaciones Finales
El reciente webinar del Ministerio de Hacienda ha dejado claro que el incumplimiento de los nuevos requisitos para la emisión de facturas electrónicas puede traer serias consecuencias legales y financieras. Las reformas introducidas buscan facilitar el proceso de identificación en las transacciones, al tiempo que fortalecen las medidas de control fiscal.
Los contadores y responsables de la administración tributaria en las empresas deben estar atentos a estas reformas y asegurar que sus prácticas y sistemas estén alineados con la normativa vigente. La correcta implementación y seguimiento de estas normativas no solo evitará sanciones, sino que también garantizará una operación más eficiente y segura en el ámbito tributario.
