Recuerdo la primera vez que me tocó hacer un cierre, me preguntaron si podía hacer el cierre, y yo como buen auxiliar contable, recién contratado y con poca experiencia dije que si.
La verdad es que nunca en mi vida había realizado un cierre contable; en el despacho donde me enseñaron contabilidad, solo aprendí a realizar partidas por los gastos y otras operaciones comunes.
No quedo más remedio que ir a ver como se hizo el cierre contable del año pasado para poder replicarlo, solo cambiando las cifras de las cuentas,
Al revisar aquellos documento entendí como hacer el cierre, lo que te describo a continuacion es basicamente lo que aprendí aquel dia
Consideraciones previas al cierre contable
Existe una serie de recomendaciones previas al cierre que debes tomar en cuenta, lo que a continuación te presento es un pequeño check list de algunos aspectos contables que debes tomar en cuenta, sigue leyendo para que te enteres cuales son.
Todos los Gastos registrados
Lo primero y más importante es que tengas todos los gastos ya registrados; lo mismo pasa con los ingresos, una vez hecho el cierre no deberías modificarlos; se establece la utilidad y no tendrías por qué cambiarlos, por este motivo es importante que al momento de empezar a hacer el cierre no falte ninguno, tanto gasto como ingreso.
Gastos deducibles
Como contador debes tomar especial precaución a la hora de registrar los gastos de la empresa, los contadores somos responsables por las cifras mostradas en los estados financieros, es deber nuestro identificar correctamente los gastos que si son deducibles del impuesto sobre la renta. A efectos de establecer correctamente la renta imponible y establecer el impuesto de la renta a pagar.
Recuerda que tenemos un software contable que realiza los cierres automáticamente con un click, te dejo un video para que veas de que se trata.
Duración : 2 minutos
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¿Qué gastos se puede deducir una empresa?
Los gastos que una empresa puede deducir de su impuesto sobre la renta puedes consultarlos en el artículo 29 de la LISR, y son los siguientes:
- Gastos del negocio: todos los necesarios para generar los ingresos gravables.
- Remuneraciones: Son los sueldos, vacaciones bonos aguinaldos indemnizaciones y todo lo concerniente al pago de mano de obra.
- Gastos de Viaje: los que incurren los dueños de la empresa o sus empleados por viajes de representación en nombre de la empresa, siempre que sean necesario para el negocio, ya sea fuera del país o dentro de él.
- Arrendamientos: los que se pagan por edificios o locales comerciales, así como arrendamientos por equipos de transporte.
- Primas de seguros: Por aseguramiento de los bienes de la empresa, importante señalar que si trata de persona natural sólo es aplicable el 50% cuando el negocio esté en la casa de habitación del contribuyente.
- Tributos y cotizaciones de Seguridad Social: pagos por impuestos municipales del periodo que declara, así como contribuciones sociales por prestaciones a trabajadores ISSS, AFP y otros, siempre y cuando hayan sido pagados en el periodo.
- Combustible :Por vehículos de reparto o maquinaria industrial que lo requiera.
- Mantenimiento: de instalaciones por reparaciones ordinarias
- Intereses: por préstamos bancarios
- Costos: por productos vendidos y mercaderías para la venta
- Gastos agropecuarios: si se trata de actividades agrícolas
¿Cuales son los gastos NO DEDUCIBLES del Impuesto sobre la Renta ?
Es muy importantes que analices bien tus gastos, a fin de establecer con claridad los Gastos no deducibles, si tu empresa aplica para el Informe en linea F-971 deberás detallarlos explícitamente en este informe, por lo que siempre es bueno llevar un control aparte de los GASTOS NO DEDUCIBLES, te comparto un listado de los gastos no deducibles según la Ley del impuesto sobre la renta:
- Gastos personales y de vida del contribuyente o socios
- Cualquier pago de salarios no necesario para la producción de ingresos
- Rendimientos pagados por capitales invertidos
- Gastos de viaje que se determinen no son necesarios para el negocio
- Cantidades invertidas que mejoran lo bienes y que son de carácter permanente, como construcciones, en este caso deberán deducirse via depreciación
- Gastos en inmuebles o vehículos del propietario o socios
- Utilidades que se usan para aumentar el capital
- Los dividendos pagados
- Donaciones que no estén avaladas por el ministerio de hacienda
- Pérdidas de capital por títulos valores u otros instrumentos financieros
- Cualquier gasto que no sea necesario para el negocio
- Pagos de servicios que se les ha retenido y no se han pagado en el F-14
- Pagos de interés con irregularidades
- Gastos que estén soportados por crédito fiscal de un contribuyente no inscrito,
- Gastos con créditos fiscales no autorizados por hacienda
- Gastos soportados con Crédito fiscal cuya operación no existe
- Donaciones no informadas por los ONGS a hacienda
- Costos y gastos sin documentar
- Amortización de intangibles y derechos de llave
- Sanciones multas o recargos pagados en juicios
- Provisiones que obligan las NIIF
- Adquisición de bienes y servicios que no se realizan por sistema bancario cuando superen los 25 salarios mínimos
- Todo gasto que no se contemple en la ley
Todos los Ingresos registrados
Al igual que los gastos, los ingresos debe estar totalmente registrados y cuadrados con las declaraciones de iva, pago a cuenta y los libros de iva, Contribuyentes y consumidores finales.
Una buena práctica es hacer una matriz en excel en donde puedes comparar los ingresos por mes entre declaraciones, libros de iva y ventas en contabilidad, aunque hacerlo pueda parecer repetitivo, te lo recomiendo totalmente, una equivocación u omisión al declarar los ingresos puede traer graves multas y observaciones en el informe de auditoría.
Conciliación fiscal
Conciliación de los ingresos con Libros de IVA
Como ya lo mencionamos debemos asegurarnos que todos los ingresos contables estén debidamente conciliados con los ingresos fiscales reportados, no necesariamente deben coincidir, pues existen ingresos no gravados y exentos.
Para asegurar que no hay equivocaciones, lo mejor será elaborar una conciliación de ingresos tributarios vs ingresos contables, para esto contamos con un pequeño formato que puedas descargar de nuestra sección de miembros.
Bancos conciliados
No está de más mencionar que las conciliaciones bancarias deben estar realizadas a fin de asegurarnos que ninguna operación de la empresa quede pendiente de contabilizar, la conciliación bancaria asegura que no hemos omitido ningún movimiento que pueda afectar nuestros ingresos o gastos y por lo tanto alterar la utilidad anual.
Libros de IVA conciliados
Los libros de IVA son otra manera de asegurar que todas las operaciones contables han sido reportadas, por ejemplo existen créditos fiscales por compras al crédito que no necesariamente te los identificará la conciliación bancaria, pues son al crédito y no encontrarás una transferencia, cheque o nota de cargo por ellos.
Depuración de cuentas de activo y pasivos
A lo largo del año registramos cuentas por cobrar y cuentas por pagar que no siempre se liquidan, por ejemplo préstamos a socios o prestamos personales que el dueño realiza a la empresa, y que luego nunca son devueltos a la empresa.
Una buena práctica es asegurarnos que no queden en nuestros balances cuentas por cobrar y cuentas por pagar irrealizables, que luego se acumulan e inflan los activos y pasivos.
Un ejemplo claro de estos casos, es cuando los socios realizan préstamos a la empresa y también ellos obtienen préstamos de la empresa, en este caso lo recomendable es que liquides estos préstamos cruzando activos con pasivos.
Cálculo de la depreciación
Algo que puede olvidarse fácilmente es el cálculo de la depreciación, sobre todo en contabilidades de empresas pequeñas, donde estos controles son dejados de lado en virtud de atender asuntos más importantes.
Aunque se trate de una pequeña empresa familiar, los cuadros de depreciación deben elaborarse mensualmente, y registrarse los gastos por depreciación oportunamente en cada periodo mensual.
Si no los ha hecho todavía, asegurate de elaborar el cuadro de depreciación, al final del año, justo antes del cierre; el cuadro de depreciación es de suma importancia pues te permite reflejar el valor actual de los bienes muebles adquiridos por la empresa durante todo el año
El registro de depreciación es obligatorio para cualquier contribuyente obligado a llevar contabilidad formal según el artículo 30 de la Ley del Impuesto sobre la Renta.
Costo de lo vendido
Mención aparte requiere el registro del costo de lo vendido; pero ¿de dónde sale exactamente y cómo se contabiliza el costo de lo vendido?, tratare de dar un esbozo de cómo realizarlo, sigue leyendo a continuación.
No todas las empresas tienen costo de lo vendido
En primer lugar debemos decir que NO TODAS las empresas tiene siempre costo de lo vendido, por definición el costo de lo vendido es aquel en que incurre la empresa para producir una venta.
Ejemplo de ellos son las industrias, los comercios que adquieren bienes para la venta y similares, (déjanos un comentario con que otro tipo de empresas generan costo de ventas según tu criterio).
Entonces si el costo de lo vendido es el que se necesita para generar una venta ¿cuáles podrían ser aquellas empresas que no generen costo de ventas ?
Ejemplos: empresas de servicios que no vendan productos como las que prestan asesoramiento y otros servicios.
El costo de ventas requiere una explicación aparte, pero en este post solo te presentaremos la formula tradicional del mismo
| Inventario inicial | $105,000.00 |
| +Compras del periodo | $57,345.00 |
| -Inventario Final | $75,678.00 |
| =Costo de lo vendido | $86,667.00 |
En el ejemplo anterior hemos establecido el costo de lo vendido; para hacer el cierre debemos asegurarnos que este forme parte de las cuentas de resultado y este listo para ser liquidado en el cierre contable, a continuación daré una ejemplo de cómo liquidar estos gastos, sigue leyendo y enterate como hacerlo.
Liquidación de cuentas de Resultado
Si ya realizaste todos y cada uno de los pasos anteriores, ha llegado el momento de liquidar las cuentas de gastos e ingresos o lo que es lo mismo las cuentas deudoras contra las cuentas acreedoras.
Liquidación cuentas deudoras
Las cuentas deudoras de resultado son los gastos y costos, puesto que estas cuentas son cargadas para aumentar su valor, si lo que deseamos es liquidarlas, tendremos que abonarlas
Liquidación cuentas Acreedoras
Las cuentas acreedoras de resultado se refiere a los ingresos que son abonados durante toda el año, si queremos liquidarlas entonces tendremos que cargarlas, a diferencia entre cuentas deudoras y acreedoras provocara la utilidad o perdida del ejercicio.
Reserva Legal
Artículo 31 del la LISR aclara que las reservas legal es deducible del impuesto sobre la renta, por lo tanto debe calcularse antes de impuestos, les dejo el artículo en cuestión : ART31: Son también deducibles de la renta obtenida :
a)La reserva legal de las sociedades domiciliadas que se constituya sobre las utilidades netas de cada ejercicio, hasta el límite mínimo determinado en las respectivas leyes o por las oficinas gubernamentales competentes, según la naturaleza de cada sociedad.
Cálculo de la renta anual
Luego de establecer la utilidad liquidando los gastos e ingresos, calculando la reserva legal depreciación y todos los elementos anteriormente descritos, debemos proceder a calcular el impuesto sobre la renta anual.
El impuesto sobre la renta anual se calcula de acuerdo a lo dicho en el Artículo 37 de la LISR, en el caso de personas naturales.
Puedes encontrar más información sobre el calculo de impuesto para personas naturales aqui
El artículo 41 de la LISR establece el impuesto sobre la renta que se calcula para las personas jurídicas, de acuerdo a los ingresos obtenidos durante el periodo. Este es de 30% si son mayores a $150 mil o 25% si son menores a dicha cifra.
Provisión del Pago de Renta
Una vez calculado el impuesto a pagar, es necesario dejarlo provisionado en la cuentas por pagar, como un pasivo realizable hasta el periodo de pago estipulado en la LISR.
La fecha límite para presentar declaración de Renta es 30 de abril, sin embargo puedes solicitar un pago a plazo para completar por medio de cuotas parciales la cancelación total de la renta.
Art. 48.- El impuesto correspondiente debe liquidarse por medio de declaración jurada, contenida
Art 48 LISR
en formulario elaborado por la Dirección General de Impuestos Internos, y que deberá presentarse dentro
de los cuatro meses siguientes al vencimiento del ejercicio o período de imposición de que se trate
Conclusión
En conclusión es importante que verifiques todos y cada uno de los aspectos que te mencione al principio, recuerda que el cierre es la finalización del trabajo de todo un año, equivocarnos en él seria poco profesional. Te comparto un video que realizamos sobre el tema en cual tocamos estos puntos y más, espero te sea de gran ayuda, y recuerda que si tienes algún comentario o crees que algo ha sido mal planteado y podemos mejorarlo, puedes dejarnos un comentario.
Buenas tardes, una consulta, si después de cerrado el año fiscal, nos viene una factura con fecha de enero del presente ejercicio pero facturando período de año anterior cómo contabilizo?