La factura electrónica es una herramienta fundamental en la modernización de los procesos contables y fiscales en El Salvador, y su correcta gestión es crucial para garantizar el cumplimiento de las normativas tributarias. Como contadores, debemos tener un enfoque integral que no solo permita emitir estas facturas de manera eficiente, sino también auditar su correcta aplicación. En esta última sesión del curso sobre facturación electrónica, abordaremos los puntos de control esenciales para llevar a cabo una auditoría eficaz de las facturas electrónicas.
Verificación del Código de Generación en los Libros del IVA
Uno de los cambios más significativos en la facturación electrónica es el uso del código de generación en lugar del número de control en los libros del IVA. Este código identifica de manera única a cada documento tributario electrónico (DTE) y debe ser el que se utilice en los anexos de compras, ventas y contribuyentes, así como en los libros del IVA.
Asegúrese de que todos los documentos registrados en los libros del IVA contengan el código de generación correspondiente y no el número de control anterior. Este cambio fue implementado por Hacienda en noviembre de 2022 para facilitar la auditoría de los DTEs.
Validación de los Datos de los DTEs mediante Herramientas Automatizadas
Para optimizar la auditoría, el uso de herramientas como el lector JSON de Contaportable facilita la validación de los DTEs antes de su inclusión en los libros contables. Este software permite verificar aspectos clave como la fecha de emisión, la duplicidad de documentos y la validez de los montos, entre otros.
Al cargar los DTEs en el sistema, confirme que la herramienta automatizada haya validado los documentos y detectado cualquier error, como DTEs inválidos o en ambiente de pruebas. Además, asegúrese de que los datos coincidan con los registros fiscales y que el DTE no haya sido invalidado.
Conciliación de los Anexos con los Libros del IVA
El proceso de auditoría no solo se basa en la validación individual de cada factura, sino también en la correcta conciliación de los anexos. A través de un sistema como el de Contaportable, es posible importar y generar automáticamente los libros de compras, ventas y contribuyentes, lo cual reduce la probabilidad de errores manuales.
Realice una conciliación exhaustiva de los anexos con los libros del IVA, asegurándose de que todos los documentos estén correctamente agrupados y organizados. Verifique que los anexos correspondientes a compras y ventas estén bien clasificados y que los montos coincidan con los reportes fiscales.
Revisión de los Campos en los Libros de IVA
En el contexto de la auditoría, es crucial verificar la correcta disposición de los campos en los libros del IVA. Esto incluye no solo el uso del código de generación, sino también la correcta identificación de cada documento en función de su tipo, ya sea de compras o ventas. Además, los libros deben ser lo suficientemente claros para evitar confusiones, especialmente cuando se trata de contribuyentes con operaciones complejas.
Verifique que los campos del libro de IVA estén correctamente ordenados y que la información sea legible. Esto incluye la correcta disposición de los montos y las categorías fiscales para evitar errores en el proceso de auditoría.
Generación y Exportación de Archivos para Revisión Externa
Finalmente, para la auditoría externa, es importante poder generar archivos Excel de los libros del IVA y otros registros fiscales. Esta funcionalidad, disponible en herramientas como Contaportable, permite exportar la información para una revisión detallada y la creación de reportes adicionales.
Asegúrese de que el sistema permita exportar los datos de manera correcta y que estos archivos sean adecuados para la auditoría. Esto incluye la correcta estructuración de la información, de modo que sea fácilmente comprensible y esté alineada con los requisitos fiscales.
Sello de Recepción y Firma en los DTEs Emitidos y Recibidos
El sello de recepción y la firma electrónica son elementos fundamentales en la validación de los DTEs. El sello de recepción asegura que el documento ha sido recibido por la autoridad fiscal, lo que le otorga validez legal. La firma electrónica, por otro lado, garantiza que la emisión del DTE proviene de una fuente autorizada y legítima, evitando falsificaciones o errores en la identidad del emisor. Esto es crucial tanto para los DTEs emitidos como para los recibidos, ya que ambos deben contar con estos mecanismos para ser considerados válidos ante la administración tributaria.
Conformación
La conformación de los DTEs implica que los datos contenidos en el documento coincidan con losrequisitos establecidos por las autoridades fiscales. Esto incluye aspectos como el tipo de operación, los datos del emisor y receptor, las cantidades, los impuestos aplicables, entre otros. Si los DTEs no están conformados correctamente, pueden ser rechazados o invalidarse en auditorías fiscales. Es esencial realizar una revisión exhaustiva de cada DTE para verificar que cumpla con las normativas vigentes, evitando así problemas fiscales a futuro.
Representaciones Gráficas con los Datos Necesarios
En el caso de los DTEs que contienen representaciones gráficas, como las facturas o los recibos, es fundamental que estos incluyan todos los datos necesarios para ser comprendidos y validados correctamente. Esto incluye códigos de barras, QR o cualquier otro tipo de representación gráfica que facilite la verificación de la autenticidad del DTE. Estas representaciones deben estar alineadas con los datos que el sistema de administración tributaria utiliza para validar y procesar los documentos.
Eventos de Contingencia Transmitidos
Los eventos de contingencia son situaciones extraordinarias que pueden ocurrir cuando un sistema de emisión de DTEs no está disponible o presenta fallas técnicas. En esos casos, es necesario contar con un procedimiento de contingencia que permita la transmisión de los DTEs fuera del sistema habitual. Es importante que todos los eventos de contingencia sean transmitidos y registrados correctamente, ya que el incumplimiento de este punto puede dar lugar a problemas fiscales, como la pérdida de la validez del documento o la no deducibilidad de los impuestos.
Facturas Anuladas con Evento de Invalidación
Cuando una factura es anulada, debe registrarse un evento de invalidación, de modo que la factura original sea invalidada en los sistemas fiscales. Este evento garantiza que la operación ya no será considerada para efectos fiscales y evita que se presenten inconsistencias en los reportes fiscales o en los pagos de impuestos. Es fundamental que cada anulación de factura sea acompañada por un evento de invalidación adecuado, para que el proceso sea transparente y cumpla con los requisitos legales.
Deducibilidad del IVA y del ISR
La deducción de impuestos como el IVA y el ISR (Impuesto Sobre la Renta) es uno de los principales beneficios para las empresas que emiten y reciben DTEs. Para que estos impuestos sean deducibles, es imprescindible que los DTEs estén correctamente emitidos y recibidos, cumpliendo con todos los requisitos legales y fiscales. Además, debe asegurarse que el DTE se utilice dentro de los plazos y condiciones establecidas por la ley para la deducción de estos impuestos, evitando que cualquier error en la documentación pueda resultar en una pérdida de la deducción.
Conclusión
Los puntos de control mencionados son fundamentales para asegurar que los DTEs sean válidos, confiables y estén correctamente gestionados dentro del marco legal. Implementar un sistema de control eficaz que incluya la verificación de estos puntos garantizará que las operaciones fiscales de una empresa estén al día con las normativas, lo que minimizará riesgos de sanciones y mejorará la transparencia en las transacciones comerciales.
