Si ya presentaste tu F-910 (Informe anual de retenciones ISR) y te sientes feliz de haberlo logrado, después de corregir cientos de errores de nombres, Nits inexistentes, errores de estructura y todo tipo de dificultades, en Contaportable te recordamos que pienses dos veces antes de dar por concluído el tema de las retenciones.
Recuerda que una vez presentado el F-910 debes hacer efectiva la entrega de las constancias de renta a todas las personas que informaste en dentro de tu informe F-910.
¿Para que sirve la constancia de Renta ?
La constancia de renta sirve para que los asalariados y prestadores de servicios podamos tener un documento por escrito de todos aquellos ingresos devengados durante el año, y así evitar errores al realizar nuestra declaración de impuesto sobre la renta.
En la actualidad las plataformas en línea de la administración tributaria han vuelto obsoleto el uso de la constancia de renta, y ya casi nadie reclama este importante documento, puesto que al realizar la declaración sugerida en linea de renta anual, simplemente aceptan de buena gana lo informado por los agentes de retención.
Sin embargo quiero explicarte por qué es importante que entregues la constancia de renta a todos tus empleados, así como a los eventuales y otros sujetos de retención que has informado en el F-910.
¿Por que entregar la constancia de renta ?
Número 1: Es una obligación Formal que debes cumplir
En los incisos segundo y tercero del artículo 145 del Código Tributario, se encuentra contemplada la obligación. Reproduzco a continuación el contenido del artículo.
Artículo 145.- Cuando se trate de retención en remuneraciones por servicios de carácter permanente, el agente de retención está obligado a entregar al titular de la remuneración, a más tardar un mes después que se le haya efectuado la última retención del ejercicio, una constancia que indique, en resumen, el total de remuneraciones pagadas, el período cubierto por ellas y el monto total retenido.
El agente de retención está también obligado a entregar constancia al sujeto pasivo, al momento de efectuar la retención, por las cantidades retenidas sobre rentas por prestaciones de servicios o por los adelantos que se perciban en la ejecución de contratos, así como por rentas pagadas a sujetos pasivos no domiciliados.
DICHAS CONSTANCIAS DEBERÁN EXPRESAR EL CONCEPTO DEL PAGO, SU MONTO, LA CANTIDAD RETENIDA Y LOS DATOS RELATIVOS AL CÁLCULO EN EFECTIVO, ESTE ÚLTIMO DATO, CUANDO SE TRATE DE RENTAS EN ESPECIE; ASIMISMO DEBERÁ HACERSE CONSTAR EL NOMBRE, NÚMERO DE IDENTIFICACIÓN TRIBUTARIA Y DOMICILIO DEL SUJETO DE RETENCIÓN; Y EL NOMBRE, NÚMERO DE IDENTIFICACIÓN TRIBUTARIA Y FIRMA DEL AGENTE DE RETENCIÓN, REPRESENTANTE LEGAL O
APODERADO.
De no emitir y entregar esta constancia, puedes entrar en algún incumplimiento que luego puede ser reportado en tu informe de auditoría.
Número 2: Evitar reclamos y malentendidos
Al entregar la constancia de renta a los asalariados y eventuales que te prestaron servicios durante todo el año, les estas diciendo por escrito, cuáles fueron sus ingresos y cuál fue el monto retenido de renta. No puede haber reclamos posterior a la entrega de la constancia de Renta.
Así evitamos cualquier reclamo posterior por alguna retención que los prestadores de servicios reclamen como no enterada, ya que ellos (las personas a las que les retuviste) están aceptando el monto que tu les informaste en el F910 y las dan por aceptadas. Cualquier error en la elaboración de la constancia de renta corre por su cuenta.
Número 3 : Dejar Constancia de lo pagado a tus empleados
Para los asalariados a los cuales les pagaste y retuviste renta, la constancia de renta no solo le sirve para documentar su declaración del impuesto sobre la renta, sino que también el patrono puede documentar lo pagado a esos empleados.
Si luego con los años hay una auditoría del ministerio de trabajo por una presunta denuncia por parte de un empleado, en la cual se alegue que hay sueldos no pagados, tú puedes justificar como patrono y contador de la empresa para la que trabajes, que esos sueldos fueron pagados y ademas fueron informados en el F910, por lo cual no existe posibilidad que esa denuncia prospere en caso de ser falsa.
Formato de constancia de renta
A continuación te dejo una constancia de renta que puedes usar como formato para elaborar las constancias de renta, esta se encuentra en word y puedes usarla libremente para cumplir con esta obligación formal.
Pulsa en el botón a continuación para que puedas descargarla:
Combinación de correspondencia y el archivo CSV de F910
Una forma fácil y rápida de realizar esta constancia, es usar el archivo del F910 CSV que usaste para reportar en hacienda, usado la combinación de correspondencia, puedes evitar e tener que digitar a mano todos y cada uno de las constancias de los empleados a los que les has retenido.
Te comparto un videotutorial sobre como usar la combinación de correspondencia en conjunto con el archivo CSV que reportaste en la plataforma en línea del ministerio de hacienda.
Uso de Contaportable para la impresión de las constancias de renta
Otra opción muy buena para imprimir las constancias de renta es que uses nuestro software Contaportable renta, es mucho más sencillo que hacer la combinacion de correspondencia ya que solo necesitas cargar el archivo CSV al sistema y pulsar un botón que enviará inmediatamente al impresor de tu preferencia las constancias de renta.
Te dejo un video a continuación para que observes lo increíblemente fácil que es, solo toma unos segundos hacerlas.
Puedes descargar el sistema Contaportable-Renta a continuación:
