Si has perdido toda tu información a causa de un fallo del disco duro, un robo de una computadora, o por error has seleccionado el archivo equivocado al pulsar la tecla DELETE para borrar las cosas que ya no necesitas, seguramente has lamentado profundamente no haber contado con un sistema de backups que salvaguarde tu información ante cualquier desastre.
Existe la creencia errónea entre contadores que el realizar backups es una tareas más para los técnicos, para el departamento TI o para otras personas encargados del mantenimiento de los equipos informáticos.
Como contador y técnico que he sido, te puedo asegurar que la persona correcta para realizar los backups es el propio usuario, no hay nadie más interesado en salvaguardar su propia información que el dueño de la misma.
A continuación te explicare como puedes desarrollar un sistema de backups; sin necesidad de tener grandes conocimientos técnicos, voy a explicarte teniendo en cuenta programas gratuitos y sencillos que estén al alcance de cualquier persona NO TÉCNICA.
¿Por que hacer backups en la contabilidad ?
No importa la computadora o dispositivo electrónico que uses para trabajar, tarde o temprano fallará, si no lo tienes en mente y actúas en consecuencia, perderás tu información y con ello el fruto de tu trabajo. Creeme no es nada sencillo perder un año de trabajo contable de un dia para otro, y encima cuando estas a un par de días para que el plazo de presentación de tu liquidación anual del impuesto finalice.
Lo cierto es que cualquier contabilidad, cualquier hoja de cálculo, archivos de Microsoft word, Fotos, videos música etc. se almacenan en un disco duro, o bien algún otro medio de almacenamiento como Tarjetas SD, memorias USB y discos duros de estado sólido.
Por qué fallan los discos duros
Por ejemplo los discos duros tradicionales HDD (Hard Drive Disk) poseen mecanismos internos parecidos a los de un tocadisco, eso quiere decir que sus piezas movibles se deterioran, provocando finalmente la inutilización del mismo y además la pérdida de tus archivos.
Lo importante no es contar con los mejores equipos, sino contar con un sistema de backups que nos permita recuperar la información fácil y rápidamente ante cualquier fallo inesperado.
Características de un buen sistema de backups
Existen ciertos requisitos que un buen backup debe cumplir, los cuales aseguran la completa restauración de los sistema y archivos sin mayor problema después de un fallo.
- Seguridad : debe ser seguro, debe estar en un lugar que no sea afectado ante cualquier desastre natural, por ejemplo una buena práctica es que el respaldo esté fuera de la oficina, ya que ante cualquier siniestro, los sistemas de backups no podrían verse afectados junto con los equipos de trabajo.
- Disponibilidad: Esto quiere decir que los respaldos deben ser fácilmente restaurados ante cualquier eventualidad, la información debe estar totalmente funcional en cuestión de minutos o hasta horas después de un fallo grave.
- Periodicidad: Los sistemas de backups deben realizar a periodos regulares y deben conservarse un historial que permita reconstruir la información a X fecha si así se requiere, por ejemplo, te das cuentas que una serie de partidas contables se hicieron mal, y deseas restaurar el sistema a la fecha en que dichas partidas no estaban digitadas.
Evitar el desastre
Cuando el desastre se presenta, lo único que puede mantenerte a salvo es la prevención, y esto normalmente significa sistema de backups contables, si todavía crees que no lo necesitas, te contaré un par de malas experiencias que me han pasado a los largo de todos estos años, y que quizá te motiven a contar con una forma efectiva de evitar el desastre.
1) Como perdí un año de contabilidad
El primer caso que quiero compartirte me significó la digitación de todo un año de contabilidad desde cero, resulta que en aquellos años yo ya usaba el sistema de contabilidad Contaportable, y este sistema te permite ejecutarlo desde una memoria USB; pues como yo necesitaba desplazarse con mi información de la casa al trabajo y viceversa, me resultaba muy práctico andar todo en mi USB, además estaban de moda, por aquellos tiempos uno andaba por todos lados con la memoria colgada al cuello, prácticamente era un accesorio del vestuario.
Pues ahí andaba yo todo mi trabajo, ingenuamente creía que las memorias USB eran muy resistentes, y no está equivocado, pero resulta también que estas memorias tiene un límite máximo de escrituras y lecturas que una vez alcanzado, simplemente las hace dejar de funcionar, asi conecte mi memoria USB al puerto correspondiente de la pc, y cuando intente ejecutar el programa, simplemente se descompuso.
La vez que me robaron la PC
Pasaron los años y ahora los laptops bajaron de precio, por lo que pude al fin poder adquirir uno, como el disco era grande y tenia suficiente espacio, me parecía una buena idea andar todo concentrado en mi Laptop personal, al fin y al cabo este es el objetivo de un equipo portatil, disponer de tu información en cualquier lugar al que vayas.
Pero estamos en latinoamérica y como bien sabes, los amigos de lo ajeno no descansan, hay quien ha dicho que los ladrones incluso cuentan con detectores de litio que les permiten identificar las baterías de equipos portátiles dejados en los vehículos en los estacionamientos, personalmente no he podido corroborar estas historias pero tienen mucho sentido.
Pues resulta que deje mi laptop en el baúl del vehículo estacionado en un parqueo de un centro comercial supuestamente «seguro» y al regresar, oh sorpresa el portatil ya no estaba, nuevamente perdí toda mi información y sin ningún respaldo para recuperarla
Mi Disco duro no arranca, ¿qué hacer?
En otra ocasión al encender mi computadora y quererla usar, apareció la famosa pantalla azul de la muerte de windows, cuando me puse a revisar el disco duro había muerto y con el toda mis contabilidades archivos y media vida de datos, nuevamente no hubo más que lamentar.
Backup contable en la nube
Una de las formas más sencillas de realizar el backup y cumplir con el requisito de disponibilidad de cualquier backup es hacerlo en la nube, afortunadamente el espacio gratuito en la nube ha aumentado y actualmente se puede respaldar los archivos más importantes sin pagar un céntimo por ello, a continuación te muestro 3 de ellos, existen más pero estos son los más conocidos.
Contabilidad en Google Drive
Al momento de escribir este artículo Google Drive te regala 15 GB de espacio para almacenar archivos, solo necesitas una cuenta de correo de Gmail para poderla configurar, además cuenta con un sincronizador que se instala en tu PC y automáticamente sube y descarga los archivos a la nube
Contabilidad en DropBox
Dropbox es otro cliente de almacenamiento en la nube muy popular, su fortaleza radica en e poder compartir archivos fácilmente con otros usuarios; al momento de escribir este artículo Dropbox te regala 2 GB de espacio para almacenamiento gratuito
Contabilidad en OneDrive
En OneDrive puedes almacenar hasta 5 GB de información sin pagar absolutamente nada; OneDrive es la nube de Microsoft, por lo que si deseas usarlo en su versión de pago, no solo recibes el almacenamiento de hasta 1 TB sino que también recibes una licencia de Office 365 que te permite usarlo y compartir archivos entre usuarios.
Webinar
Te comparto un Webinar que realizamos en el cual discutimos el tema y ademas te explicamos brevemente como realizar un sistema de backups para la contabilidad
